English

Privacy Notice for Applicants

Mitutoyo Europe GmbH | Mitutoyo Deutschland GmbH

Borsigstraße 8-10
41469 Neuss

Information on the Handling of Your Data as an Applicant

1. Name and Address of the Controller Responsible for Processing

Mitutoyo Europe GmbH
Mitutoyo Deutschland GmbH
Borsigstraße 8-10
41469 Neuss

Commercial Register: Local Court of Neuss
HRB 1981 (Mitutoyo Europe)
HRB 16047 (Mitutoyo Deutschland)

VAT Identification Number:
DE 120682636 (Mitutoyo Europe)
DE 276410220 (Mitutoyo Deutschland)

2. Contact Person, Human Resources Department

Mr Kaiser
Email address: m.kaiser@mitutoyo.eu

3. Data Protection Officer

The following has been appointed as external Data Protection Officer:

Mr Stefan Kleinermann
Kleinermann & Sohn GmbH
Max-Planck-Str. 9
52499 Baesweiler
Email: dsb@das-datenschutz-team.de

4. Competent Supervisory Authority for Monitoring and Enforcement of Data Protection Law

State Commissioner for Data Protection (LDSB), North Rhine-Westphalia
P.O. Box 200444
40102 Düsseldorf

5. Purpose of Data Collection, Processing and Use

As part of the application process, we wish, before you decide in our favour and we decide in yours, to get to know each other. Your application documents, which you submit to us in writing or in text form, serve as the basis for this. During a personal meeting, we aim to learn more about each other. The purpose of this data collection is to make a well-founded decision regarding a long-term working relationship. All personal data provided by you, including any data resulting from all documents and attachments submitted by you, will be processed by us exclusively for the purpose of your application.

6. Legal Provisions on Data Protection

Pursuant to Section 26 (1) sentence 1 of the German Federal Data Protection Act (BDSG) in conjunction with Article 88 (1) GDPR, the collection of data necessary for the establishment of an employment relationship is permitted. If you voluntarily provide us with data beyond what is necessary, data protection law permits this on the basis of your consent pursuant to Article 6 (1) (a) GDPR.

We ensure that your personal data are processed in a manner that guarantees the protection of your data. Data are processed using electronic means as well as in paper form. In doing so, we comply with security standards designed to protect your privacy and prevent unauthorised access to these data. We have implemented extensive technical and organisational measures to protect the data you provide to us against loss, manipulation, destruction and unauthorised access. Our security measures are continuously improved in line with technological developments and legal requirements.

7. Personal Data

You determine the scope of the data you wish to submit to us as part of your application. During the application process, we process the data that you provide to us. This may include contact details and all data related to the application (CV, certificates, qualifications, answers to questions, etc.). The legal basis for this processing arises from Section 26 BDSG.

Special categories of personal data (information on racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, trade union membership, health or sexual life) are not intentionally collected by us during the application process. Accordingly, we ask you not to provide any information relating to the above criteria as part of your application.

8. Accuracy of Data

You ensure that the personal data you provide are truthful, accurate, and up to date.

You may not apply in the name of third parties. If you infringe third-party rights when using, for example, texts, photographs or graphics, you may be held liable.

9. Obligation to Provide Personal Data

The provision of personal data is neither legally nor contractually required. You are therefore not obliged to provide us with your data. However, the application process cannot be carried out without certain personal data. This means that if you do not provide us with the necessary personal data as part of your application, we will not be able to process your application and, consequently, cannot enter into an employment relationship with you.

10. Rights of Data Subjects

As a data subject, you have the following rights under the GDPR (hereinafter also referred to as “data subject rights”):

Right of Access (Article 15 GDPR)

You have the right to request information as to whether we process personal data relating to you.

The first copy is provided free of charge; a reasonable fee may be charged for additional copies. A copy may only be provided insofar as the rights of other persons are not adversely affected.

Right to Rectification (Article 16 GDPR)

You have the right to request the rectification of your data if they are inaccurate and/or incomplete. This right also includes the right to have the data completed by means of supplementary statements or notifications.

Right to Erasure (“Right to be Forgotten”) (Article 17 GDPR)

You have the right to request the erasure of your personal data if:

the personal data are no longer necessary for the purposes for which they were collected and processed;
the data processing is based on consent you have given, and you have withdrawn that consent, unless another legal basis for processing exists;
you have objected to processing based on legitimate interests (Article 6 (1) (e) or (f) GDPR), unless overriding legitimate grounds for processing exist;
you have objected to processing for the purposes of direct marketing;
your personal data have been processed unlawfully;
the data concern a child and were collected for information society services based on consent pursuant to Article 8 (1) GDPR.

The right to erasure does not apply where processing is necessary:

for exercising the right of freedom of expression and information;
for compliance with a legal obligation (e.g. statutory retention obligations);
for the performance of tasks carried out in the public interest or for public health;
for archiving purposes in the public interest and/or scientific research purposes;
for the establishment, exercise or defence of legal claims.

Where personal data have been made public by us (e.g. on the internet), we shall, within the scope of technical feasibility and reasonableness, take appropriate measures to inform other data controllers of the erasure request, including the deletion of links, copies and/or replications.

Right to Restriction of Processing (Article 18 GDPR)

You have the right to request restriction of processing in the following cases:

if you contest the accuracy of your personal data, for the period enabling us to verify the accuracy of the data;
where processing is unlawful, and you oppose erasure and request restriction instead;
where we no longer need the personal data but you require them for the establishment, exercise or defence of legal claims;
where you have objected to processing pursuant to Article 21 (1) GDPR, and it is not yet clear whether our legitimate grounds override yours.

Personal data whose processing has been restricted may, apart from storage, only be processed:

with your consent;
for the establishment, exercise or defence of legal claims;
for the protection of the rights of another natural or legal person; or
for reasons of important public interest.

You will be informed in advance if the restriction is lifted.

Right to Data Portability (Article 20 GDPR)

You have the right to receive the data you have provided to us in a commonly used electronic format (e.g. PDF or Excel).
You may also request that these data be transmitted directly to another specified company, where technically feasible.

This right applies provided that:

processing is based on consent or on a contract and is carried out by automated means; and
the exercise of this right does not adversely affect the rights and freedoms of others.

The exercise of the right to data portability does not affect your right to erasure under Article 17 GDPR.

Right to Lodge a Complaint (Article 77 GDPR)

You have the right to lodge a complaint with a supervisory authority. You may contact the supervisory authority of your habitual residence, place of work or the registered office of our company (State Commissioner for Data Protection North Rhine-Westphalia).

Right to Object (Article 21 GDPR)

You have the right to object at any time, on grounds relating to your particular situation, to the processing of personal data concerning you which is based on legitimate interests (Article 6 (1) (f) GDPR), in particular where processing is not necessary for the performance of a contract. If you exercise your right to object, please provide the reasons for your objection. We will then cease processing your personal data unless we can demonstrate compelling legitimate grounds which override your interests and rights. Your objection should be addressed to the contact details of the controller stated above.

Right to Withdraw Consent (Article 7 (3) GDPR)

You have the right to withdraw your consent to the processing of your data at any time. Withdrawal does not affect the lawfulness of processing carried out prior to withdrawal.

Exercising Your Rights

To exercise your rights, please contact the office named above. Requests submitted electronically are generally answered electronically. Information, notifications and measures provided under the GDPR, including the exercise of data subject rights, are provided free of charge. Only in the case of manifestly unfounded or excessive requests may we charge a reasonable fee or refuse to act (Article 12 (5) GDPR).

Where there are reasonable doubts as to your identity, we may request additional information for identification purposes. If identification is not possible, we are entitled to refuse to process the request. You will be informed separately where possible (Articles 12 (6) and 11 GDPR).

Requests are generally processed without undue delay and within one month of receipt. This period may be extended by a further two months where necessary due to complexity or the number of requests; you will be informed of the reasons for the delay within one month. If we do not act on a request, we will inform you without delay and at the latest within one month of receipt of the reasons and of your right to lodge a complaint or seek a judicial remedy (Article 12 (3) and (4) GDPR).

Please note that the exercise of your rights is subject to the restrictions provided for by Union or Member State law (Article 23 GDPR).

11. Recipients or Categories of Recipients of the Data

As part of processing, your data may be transferred to:

persons within our company directly involved in data processing (e.g. Human Resources);
service providers contractually bound and subject to confidentiality who perform processing activities on our behalf;
external companies where necessary, e.g. postal service providers for the delivery of letters.

12. Transfer of Data to Third Countries

Transfers of data to third countries are not planned and only arise in the context of existing contractual requirements, necessary communication, or other exceptions expressly provided for in Articles 44-49 GDPR. No further transfer to third countries currently takes place.

If data are processed in a third country (i.e. outside the European Union (EU) or the European Economic Area (EEA)), this only takes place where necessary for the performance of (pre-)contractual obligations, based on your consent, due to a legal obligation, or on the basis of our legitimate interests. Subject to statutory or contractual permissions, processing in a third country only occurs where the special requirements of Articles 44 et seq. GDPR are met, e.g. on the basis of appropriate safeguards such as recognised standard contractual clauses.

13. Duration of Data Storage / Standard Deletion Periods

We store your data for as long as required to achieve the purposes described in section 5. At the latest four months after a decision has been made, paper documents will be returned and digital documents deleted. This period serves as protection against claims under the General Equal Treatment Act (AGG). However, statutory provisions (e.g. Section 147 of the German Fiscal Code) may require us to retain certain documents for six or ten years. After expiry of the retention period, data no longer required will be deleted.

14. Data Processing

We process your data on our own server, which is protected against unauthorised access by technical and organisational measures pursuant to Article 32 GDPR. An authorisation concept ensures that only authorised employees have access to these data. Our security measures are continuously improved in line with technological developments and legal requirements.

We process your data on a rented (hosted) server of a (cloud) service provider. A data processing agreement pursuant to Article 28 GDPR has been concluded. The data are stored in Germany / the EU / the EEA and are protected against unauthorised access by appropriate technical and organisational measures pursuant to Article 32 GDPR. Access is restricted to authorised employees only. Our security measures are continuously improved.

German

Datenschutzerklärung für Bewerber

Mitutoyo Europe GmbH

Mitutoyo Deutschland GmbH

Borsigstraße 8-10

41469 Neuss

Informationen zum Umgang mit Ihren Daten als Bewerber

1. Name und Anschrift des Verantwortlichen für die Verarbeitung

Mitutoyo Europe GmbH

Mitutoyo Deutschland GmbH

Borsigstraße 8-10

41469 Neuss

Handelsregister Amtsgericht Neuss

HRB 1981 (Mitutoyo Europe)

HRB 16047 (Mitutoyo Deutschland)

USt.-Ident-Nummer DE 120682636 Mitutoyo Europe

DE 276410220 Mitutoyo Deutschland

2. Ansprechpartner Personalabteilung

Herr Kaiser

Email-Adresse: m.kaiser@mitutoyo.eu

3. Datenschutzbeauftragter

als Externer Datenschutzbeauftragter ist beauftragt:

Herr Stefan Kleinermann

im Hause Kleinermann & Sohn GmbH

Max-Planck-Str. 9

52499 Baesweiler

dsb@das-datenschutz-team.de

4. Zuständige Aufsichtsbehörde für Kontrolle und Einhaltung des Datenschutzrechts

LDSB - Nordrhein-Westfalen

LDSB - Postfach 200444

LDSB - 40102 Düsseldorf

5. Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens möchten wir – bevor Sie sich für uns und wir uns für Sie entscheiden – einander kennenlernen. Ihre Bewerbungsunterlagen, die Sie uns schriftlich oder in Textform übermitteln, sollen als Basis dienen. Bei einem persönlichen Kennenlernen möchten wir noch mehr voneinander erfahren. Der Zweck dieser Datenerhebung ist die fundierte Entscheidung für ein langfristiges Miteinander.

Sämtliche von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten, einschließlich der sich aus allen von Ihnen beigefügten Anlagen ergebenden Daten, werden von uns ausschließlich zum Zwecke Ihrer Bewerbung verarbeitet.

6. Gesetzliche Regelungen zum Datenschutz

Gem. § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG i.V.m. Art. 88 Abs. 1 DSGVO ist die Erhebung der Daten erlaubt, die für die Begründung des Beschäftigtenverhältnisses erforderlich sind. Sofern Sie uns freiwillig, über das Notwendige hinaus, Daten von sich mitteilen, erlaubt uns dies das Datenschutzrecht im Rahmen einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Wir stellen sicher, dass Ihre personenbezogenen Daten auf eine Art und Weise verarbeitet werden, die den Schutz Ihrer Daten gewährleisten. Die Daten werden anhand elektronischer Mittel sowie in Papierform verarbeitet. Dabei halten wir die Sicherheitsstandards zum Schutz Ihrer Privatsphäre und des Zugriffsrisikos auf diese Daten durch Unbefugte ein. Wir haben umfangreiche technische und organisatorische Vorkehrungen getroffen, um Ihre uns zur Verfügung gestellten Daten vor Verlust, Manipulation, Zerstörung und unberechtigtem Zugriff zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung und den gesetzlichen Anforderungen fortlaufend verbessert.

7. Personenbezogene Daten

Sie selbst legen den Umfang der Daten fest, die Sie im Rahmen Ihrer Bewerbung an uns übermitteln möchten. Bei der Bewerbung verarbeiten wir Daten von Ihnen, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung zur Verfügung stellen. Dies können Kontaktdaten sowie alle mit der Bewerbung in Verbindung stehenden Daten (Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationen, Antworten auf Fragen, etc.) sein. Die Rechtsgrundlage hierfür ergibt sich aus § 26 BDSG.

Besondere Arten personenbezogener Daten (Angaben über die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse und philosophische Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheit oder Sexualleben) werden durch uns im Bewerbungsverfahren nicht absichtlich erhoben. Dementsprechend bitten wir Sie, im Rahmen Ihrer Bewerbung grundsätzlich keine Angaben zu voranstehenden Kriterien zu machen.

8. Datenrichtigkeit

Sie stellen sicher, dass die von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten wahrheitsgemäß, richtig und aktuell sind.

Sie dürfen sich nicht im Namen Dritter bewerben. Sollten Sie bei der Verwendung von bspw. Texten, Fotos oder Grafiken Rechte Dritter verletzen, können Sie gegebenenfalls haftbar gemacht werden.

9. Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Sie sind also nicht verpflichtet, uns Ihre Daten mitzuteilen. Allerdings ist die Durchführung des Bewerbungsverfahrens ohne bestimmte personenbezogene Daten nicht möglich Das heißt, wenn Sie uns die erforderlichen personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer Bewerbung nicht zur Verfügung stellen, können wir Ihre Bewerbung nicht bearbeiten und perspektivisch auch kein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen eingehen.

10. Betroffenenrechte

Als betroffene Person einer Datenverarbeitung haben Sie nach der DSGVO unter anderem folgende Rechte (im Folgenden auch kurz „Betroffenenrechte“ genannt):

Auskunftsrechte (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten zu ihrer Person verarbeiten oder nicht.

Die erste Kopie ist kostenfrei, für weitere Kopien kann ein angemessenes Entgelt verlangt werden. Eine Kopie kann nur bereitgestellt werden, soweit die Rechte anderer Personen hierdurch nicht beeinträchtigt werden.

Recht zur Berichtigung der Daten (Art. 16 DSGVO)

Sie haben das Recht, von uns die Berichtigung ihrer Daten zu verlangen, wenn diese nicht richtig und/oder unvollständig sein sollten. Zu diesem Recht gehört auch das Recht auf Vervollständigung durch ergänzende Erklärungen oder Mitteilungen.

Recht auf Löschung von personenbezogener Daten (Art. 17 DSGVO)

Sie haben das Recht, von uns die Löschung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn

die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben und verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich sind;

die Datenverarbeitung aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung erfolgt und sie die Einwilligung widerrufen haben; dies gilt allerdings nicht, wenn eine andere gesetzliche Erlaubnis für die Datenverarbeitung besteht;

Sie Widerspruch gegen eine Datenverarbeitung eingelegt haben, deren gesetzliche Erlaubnis im sogenannten „berechtigten Interesse“ (laut Art. 6 Abs. 1 lit e oder f DSGVO) liegt; eine Löschung muss allerdings dann nicht erfolgen, wenn vorrangigen berechtigten Gründe für eine weitere Verarbeitung vorliegen;

Sie Widerspruch gegen eine Datenverarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung eingelegt haben;

Ihre personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden;

es sich um Daten eines Kindes handelt, die für Dienste der Informationsgesellschaft (=elektronische Dienstleistung) auf Grundlage der Einwilligung (gem. Art. 8 Abs. 1 DSGVO) erhoben wurden.

Ein Recht zur Löschung personenbezogener Daten besteht nicht, wenn

das Recht zur freien Meinungsäußerung und Information dem Löschungsverlangen entgegensteht;

die Verarbeitung personenbezogenen Daten

zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (z. B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten),

zur Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben und Interessen nach geltendem Recht (hierzu gehört auch die „öffentliche Gesundheit“) oder

zu Archivierungs- und/oder Forschungszwecken erforderlich ist;

die personenbezogenen Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind.

Sind personenbezogene Daten von uns öffentlich gemacht worden (z. B. im Internet), haben wir im Rahmen des technisch Möglichen und Zumutbaren dafür zu sorgen, dass auch andere Datenverarbeiter über das Löschungsverlangen einschließlich der Löschung von Links, Kopien und/oder Replikationen informiert werden.

Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten in folgenden Fällen einschränken zu lassen:

Wenn Sie die Richtigkeit ihrer personenbezogenen Daten bestritten haben, können Sie von uns verlangen, dass ihre Daten für die Dauer der Überprüfung der Richtigkeit nicht anderweitig genutzt und somit deren Verarbeitung eingeschränkt werden.

Bei unrechtmäßiger Datenverarbeitung können Sie anstelle der Datenlöschung die Einschränkung der Datennutzung verlangen;

Benötigen Sie ihre personenbezogenen Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, aber wir benötigen ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, können Sie von uns die Einschränkung der Verarbeitung auf die Rechtsverfolgungszwecke verlangen;

Haben Sie gegen eine Datenverarbeitung Widerspruch (nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO) eingelegt und steht noch nicht fest, ob unsere Interessen an einer Verarbeitung ihre Interessen überwiegen, können sie verlangen, dass ihre Daten für die Dauer der Prüfung für andere Zwecke nicht genutzt und somit deren Verarbeitung eingeschränkt werden.

Personenbezogenen Daten, deren Verarbeitung auf ihr Verlangen eingeschränkt wurde, dürfen vorbehaltlich der Speicherung - nur noch

mit Ihrer Einwilligung,

zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen,

zum Schutz der Rechte anderer natürlicher oder juristischer Person, oder

aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses verarbeitet werden.

Sollte eine Verarbeitungseinschränkung aufgehoben werden, werden sie hierüber vorab unterrichtet.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht die Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, in einem gängigen elektronischen Format (z. B. als PDF- oder Excel-Dokument), von uns zu verlangen.

Sie können auch von uns verlangen, diese Daten direkt an ein anderes (durch bestimmtes) Unternehmen zu übermitteln, sofern dies für uns technisch möglich ist.

Die Voraussetzung dafür, dass Sie dieses Recht haben, ist, dass

die Verarbeitung durch auf Grundlage einer Einwilligung oder zur Durchführung eines Vertrages erfolgt und mit Hilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird;

die Ausübung des Rechts auf Datenübertragbarkeit die Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigen;

Wenn Sie das Recht auf Datenübertragbarkeit nutzen, haben Sie auch weiterhin das Recht auf Datenlöschung laut Art. 17 DSGVO.

Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO)

Sie haben das Recht sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Hierfür können Sie sich an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes (Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Nordrhein-Westfalen) wenden.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund einer Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn die Datenverarbeitung nicht zur Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist. Sofern Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, bitten wir Sie um die Darlegung der Gründe. Wir werden Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können Ihnen gegenüber nachweisen, dass zwingende schutzwürdige Gründe an der Datenverarbeitung Ihre Interessen und Rechte überwiegen. Ihren Widerspruch richten Sie bitte an die oben angegebene Kontaktadresse des Verantwortlichen.

Widerrufsrecht (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Es steht Ihnen das Recht zu, Ihre erteilte Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit uns gegenüber zu widerrufen. Der von Ihnen erklärte Widerruf ändert nichts an der Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.

Ausübung der Betroffenenrechte

Zur Ausübung der Betroffenenrechte wenden Sie sich bitte an die oben genannte Stelle. Anfragen, die elektronisch eingereicht werden, werden in der Regel elektronisch beantwortet. Die nach der DSGVO zur Verfügung zu stellenden Informationen, Mitteilungen und Maßnahmen einschließlich „der Ausübung der Betroffenenrechte“ werden grundsätzlich unentgeltlich erbracht. Lediglich im Fall von offenkundig unbegründeten oder exzessiven Anträgen sind wir berechtigt, für die Bearbeitung ein angemessenes Entgelt zu erheben oder von einem Tätigwerden abzusehen (Art. 12 Abs. 5 DSGVO).

Bestehen begründete Zweifel an ihrer Identität, dürfen wir, zum Zwecke der Identifizierung, zusätzliche Informationen von Ihnen verlangen. Ist uns eine Identifizierung nicht möglich, sind wir berechtigt, die Bearbeitung ihrer Anfrage zu verweigern. Über eine fehlende Möglichkeit zur Identifikation werden wir Sie – soweit möglich – gesondert benachrichtigen. (siehe Art. 12 Ab. 6 und Art. 11 DSGVO).

Auskunfts- und Informationsbegehren werden in der Regel unverzüglich, innerhalb eines Monats nach Eingang der Anfrage bearbeitet. Die Frist kann um weitere zwei Monate verlängert werden, soweit dies unter Berücksichtigung der Komplexität und/oder der Anzahl der Anfragen erforderlich ist; im Fall einer Fristverlängerung werden wir Sie innerhalb eines Monats nach Eingang ihrer Anfrage über die Gründe für die Verzögerung informieren. Sollten wir auf einen Antrag hin nicht tätig werden, werden wir Sie unverzüglich innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags über die Gründe hierfür unterrichten und sie über die Möglichkeit, bei einer Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen oder einen gerichtlichen Rechtsbehelf in Anspruch zu nehmen, informieren. (siehe Art. 12 Ab. 3 und Abs. 4 DSGVO).

Bitte beachten Sie, dass Sie Ihre Betroffenenrechte nur im Rahmen von der Union oder den Mitgliedsstaaten vorgesehener Einschränkungen und Beschränkungen ausüben können. (Art. 23 DSGVO)

11. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der Daten

Im Rahmen der Verarbeitung können Ihre Daten übermittelt werden an:

Personen innerhalb unseres Unternehmens, die direkt an der Datenverarbeitung beteiligt sind (z.B. Personalabteilung)

Dienstleister, die vertraglich gebunden und zur Verschwiegenheit verpflichtet sind und Teilaufgaben der Datenverarbeitung wahrnehmen

Externe Unternehmen, wenn dies erforderlich ist. Beispiele hierfür sind Postdienstleister zur Zustellung von Briefen

12. Datenübermittlung in Drittländer

Datenübermittlungen in Drittstaaten sind nicht geplant, ergeben sich nur im Rahmen der bestehenden vertraglichen Anforderungen, erforderlicher Kommunikation, sowie anderer in Artikel 44-49 DSGVO ausdrücklich vorgesehener Ausnahmen. Eine weitergehende Übermittlung an Drittstaaten findet derzeit nicht statt.

Sofern wir Daten in einem Drittland (d.h. außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR)) verarbeiten oder dies im Rahmen der Inanspruchnahme von Diensten Dritter oder Offenlegung, bzw. Übermittlung von Daten an Dritte geschieht, erfolgt dies nur, wenn es zur Erfüllung unserer (vor)vertraglichen Pflichten, auf Grundlage Ihrer Einwilligung, aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung oder auf Grundlage unserer berechtigten Interessen geschieht. Vorbehaltlich gesetzlicher oder vertraglicher Erlaubnisse, verarbeiten oder lassen wir die Daten in einem Drittland nur beim Vorliegen der besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO verarbeiten. D.h. die Verarbeitung erfolgt z.B. auf Grundlage besonderer Garantien oder Beachtung offiziell anerkannter spezieller vertraglicher Verpflichtungen (so genannte „Standardvertragsklauseln“).

13. Dauer der Datenspeicherung / Regelfristen für die Löschung der Daten

Wir speichern Ihre Daten während der Zeit, in der wir sie benötigen, um die in Punkt 5 dargestellte Zwecke zu erreichen. Spätestens vier Monate nach der Entscheidung werden die Unterlagen in Papierform zurückgesandt bzw. die digitalen Dokumente gelöscht. Diese Frist ergibt sich als Schutz vor der Inanspruchnahme durch das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Allerdings gibt es gegebenenfalls gesetzliche Vorschriften (z.B. die Abgabenordnung § 147), die uns dazu zwingen, bestimmte Unterlagen sechs beziehungsweise zehn Jahre aufzubewahren. Nach Ablauf der Aufbewahrungszeit löschen wir nicht mehr benötigte Daten.

14. Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten auf unserem eigenen Server. Dieser ist durch getroffene technische und organisatorische Maßnahmen gem. Artikel 32 DSGVO vor Zugriff durch Unbefugte geschützt. Ein Berechtigungskonzept gewährleistet, dass nur autorisierte Beschäftigte Zugriff auf diese Daten erhalten können. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung und den gesetzlichen Anforderungen fortlaufend verbessert.

Wir verarbeiten Ihre Daten auf einem gemieteten (gehosteten) Server eines (Cloud)Dienstleister. Mit dem Dienstleister ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag gem. Artikel 28 DSGVO geschlossen. Die Daten liegen in Deutschland / EU / EWR und sind durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen gem. Artikel 32 DSGVO vor Zugriff durch Unbefugte geschützt. Ein Berechtigungskonzept gewährleistet, dass nur autorisierte Beschäftigte Zugriff auf diese Daten erhalten können. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung und den gesetzlichen Anforderungen fortlaufend verbessert.